Comment organiser des réunions efficaces et efficientes ?

Les réunions et les visioconférences font partie intégrante de notre vie de bureau ou de télétravail. Cependant, les employés ont encore le sentiment d’assister trop souvent à des réunions parfois improductives.

Voici quelques conseils pour vous aider à organiser des réunions plus efficaces et efficientes.

ESPRIT SINGE & CONCENTRATION

Discutez avec une personne qui apprend à méditer : se concentrer et être présent est l'une des choses les plus difficiles à accomplir. Nous avons toujours autre chose en tête. Pour les entreprises, avoir une réunion productive est donc un énorme défi. Comment pouvez-vous vous assurer que tout le monde vous suit attentivement, ainsi que votre présentation PowerPoint ?

• Faites des phrases aussi courtes et concises que possible.

• Gardez votre énergie et le contact visuel (lorsqu'il n'y a pas de visioconférence) pour attirer l'attention de tout le monde.

• Mettez en place un ordre du jour clair pour permettre aux participants de voir les points qui seront traités, hiérarchisez les graphiques et les points sur votre présentation.

QUAND L’ENNUI GUETTE Encouragez la participation pour rendre vos réunions aussi interactives que possible, chaque participant est ainsi impliqué dans la réunion.

Commencez votre réunion hebdomadaire avec deux histoires racontées par deux personnes différentes en rapport avec leur travail. Cela les aidera à se rappeler qui ils sont, leur objectif et leur impact sur le contenu de la réunion.

Ils seront moins susceptibles de se déconnecter et de jouer à Candy Crush.

Levez-vous, oubliez les chaises. Cela augmentera l'engagement de chacun et raccourcira les réunions. Andrew Knight et Markus Baer de l'Université de Washington ont mené une étude sur les réunions debout par rapport aux réunions assises, évaluant la capacité des participants à travailler ensemble, à partager des idées et à produire un travail de qualité. Les résultats : Se lever conduit à un plus grand enthousiasme et permet une plus grande collaboration sur les idées.

Injectez de l'humour, c'est le moyen le plus simple d'attirer l'attention de tout le monde et de ne pas vous ennuyer.

STRESS

Avez-vous vraiment besoin d'une longue réunion ? Une plainte courante des employés est le temps qu'ils passent en réunion et le peu de temps qu'il leur reste pour effectuer leur travail.

Pensez-y, c'est assez drôle… vous avez une réunion et la plupart des préposés sont impatients d'en finir et de retourner à leurs « trucs »…

Prévoyez des réunions en priorité pour les brainstormings et les messages importants. Vous pouvez utiliser les emails, l'intranet et d'autres outils pour vous aider à transmettre les autres informations.

Faites court. Réglez une minuterie - Une fois qu'elle sonne, la réunion est terminée.

AUTONOMIE

De nos jours, de nombreuses entreprises permettent aux employés d'être plus flexibles et de travailler à domicile.

Laissez vos employés décider quand ils doivent se réunir et laissez-les travailler de manière autonome le reste du temps.

Ouvrez-vous à vos employés et demandez-leur en toute transparence leur avis sur le nombre de réunions et leur durée. De cette façon, vous aurez des informations de première main sur l'impact de vos réunions sur le moral de votre équipe.

Des réunions du personnel sont nécessaires, mais vous trouverez ainsi une approche flexible qui vous convient, à vous et à votre équipe.

EN RESUME

Les réunions sont indispensables. Cependant, des réunions trop nombreuses et/ou interminables peuvent avoir un impact négatif sur la productivité et le moral. Il est essentiel d'apprendre à distinguer les réunions nécessaires de celles qui ne le sont pas, et de trouver de nouvelles façons efficaces d'atteindre vos objectifs. Be creative !

Source: Adesio